هناك كلمات نسمعها باستمرار في العالم التجاري ولكننا لا نفهم حقيقة معناها. إحدى هذه الأشياء هي خدمات الأعمال الخلفية. ما هو بالضبط؟ حسنًا، يدير المكتب العديد من الأقسام تعمل معًا. بعضها يتعلق بشكل مباشر بالعملاء بينما يكون البعض الآخر لا يتصل بهم مباشرة. الأدوار التي لا تتفاعل مع العملاء عادة ما تعتبر "خلفية".
يعتبر تشغيل العمليات الخلفية العمود الفقري للمؤسسة وبالتالي لا تقل أهمية عن الوظائف الأساسية. تشمل خدمات العمليات الخلفية مجموعة واسعة من الوظائف والمهام اعتمادًا على هيكل عمل شركتك. جميع الوظائف المتعلقة بالبيانات، بما في ذلك استخراج البيانات وإدخالها وإدارتها، تعتبر عملياتًا خلفية. وبالمثل، معالجة الفواتير، ومعالجة الرواتب، والضرائب، والمحاسبة أيضًا تعتبر خدماتًا خلفية.
تمتلك الشركات الكبيرة فرقًا مخصصة للتعامل مع مهام العمليات الخلفية، ولكن مؤسسي الشركات الصغيرة يعتمدون عادة على أنفسهم لتحقيق هذه الأدوار. بالإضافة إلى تشغيل عملك، ستضطر إلى إصدار الفواتير وتحصيل المدفوعات من عملائك، وإعداد العقود، وإدارة ودفع الضرائب، وتنظيم المزايا والتأمين، والتأكد من أن عملك يظل مطابقًا لجميع القوانين الفيدرالية والولائية والمحلية. يبدو أنه فوضى؟ بالتأكيد!
4 طرق للتعامل مع عمليات العمليات الخلفية
إذا كنت تدير شركة صغيرة، فلا شك أنك ستكون قد تحمل العديد من المهام المختلفة. في كثير من الأحيان، يبدو أن كل الإدارة تعترض طريقك نحو ما ترغب حقًا في التركيز عليه. هناك العديد من الطرق للتعامل مع هذه العمليات، واختيارك سيعتمد على احتياجات عملك وتفضيلاتك الشخصية وأسلوب عملك. إليك بعض الخيارات للنظر فيها:
- قم به بنفسك
يختار معظم أصحاب الأعمال الصغيرة ومؤسسي الشركات الناشئة هذا في البداية. يتعاملون مع إدارة كل الأمور الخلفية بأنفسهم. مع فريق صغير وقاعدة عملاء محدودة، قد يكون هذا ممكنًا. ولكن، مع نمو عملك، قد تؤدي محاولة التعامل بمفردك مع كل شيء إلى تقييد نموك. لديك طاقة وقدرة محدودة، استثمار وقتك في التعامل مع المهام الإدارية سيبقيك عن العمل على النمو والتوسع.
- توظيف محاسب
يسحب إنفاق وقتك على إدارة العمليات الخلفية من الوقت الذي يمكنك تخصيصه لعملك الفعلي. يمكنك توظيف دعم المحاسبة للتخلص من هذا العبء عن أكتافك. يمكنك توظيف مساعد إداري يمكنه التعامل مع إصدار الفواتير، وتسجيل المعاملات، ودفع الفواتير، والحفاظ على سجلات الضرائب. ومع ذلك، يمكنك الآن الحصول على دعم المحاسبة الفردي بأكثر من طريقة وفقًا لمقياس عملك وتفضيلاتك.
- محاسب بدوام كامل
- دعم المحاسبة بدوام جزئي
- مساعد افتراضي حر
يبدو أن هذا هو أفضل خيار حتى الآن، ولكن تحمل تكلفة محاسب حتى في منشأة جزئية لا يمكن تحملها معظم الشركات الناشئة والشركات الصغيرة الجديدة. إلى جانب التكلفة، ستتطلب أيضًا مراقبة وتدريب وإدارة إضافية من جانبك.
- الاستعانة بخدمات العمليات الخلفية
تشمل استعانة العمليات الخلفية تفويض المهام الإدارية المكثفة للعمال البعيدين الذين يعملون في الغالب لصالح جهة خارجية. توفر هذه الاستعانة شركتك بالوصول إلى عمال ماهرين، وتزيد من المرونة والقابلية للتوسع، وتحررك من الارتفاع في تكاليف التشغيل. هناك شركات محاسبة تقدم مثل هذه الخدمات. على الرغم من أن هذا يبدو وكأنه الخيار الأسهل، إلا أن هناك تداخلًا، وقد يكلفك بمبلغ جيد، والأهم من ذلك، قد تكون هناك مخاوف بشأن خصوصية بياناتك. الثقة بشخص آخر مع جميع معلومات أعمالك قد تؤدي إلى مخاطر أمان وسرية.
- الحل الكل في واحد مع تطبيق Metric
قد تناسب أيًا من الطرق المذكورة عملك، ولكن هناك بعض المشكلات مع كل واحدة منها.
- القيام به بنفسك يستغرق وقتًا طويلاً ويزيد من احتمالية الخطأ.
- قد لا يكون توظيف محاسب بأسعار معقولة لشركتك في هذه المرحلة.
- تتسبب خدمات التعهيد في زيادة مخاطر الأمان والسرية.
يسهل تطبيق Metric على المؤسسين اختيار أيًا من الطرق المذكورة أعلاه للتعامل مع خدمات العمليات الخلفية. يتيح لك هذا التطبيق المجاني السيطرة على جميع قراراتك المالية وفي الوقت نفسه يدير جميع المهام المملة المتكررة في مجال المحاسبة بالنيابة عنك. يقدم التطبيق المجاني خدمات مثل الحفاظ على السجلات المحاسبية، وتتبع المؤشرات الأساسية للعمل، وإعداد التقارير المالية، وتسجيل المعاملات.
ومع ذلك، نظرًا لأن Metric يقوم بتأمين كل خدمات العمليات الخلفية تلقائيًا، لا يوجد أي تداخل والخدمة مجانية تمامًا. بالإضافة إلى ذلك، يمكن الوصول إلى بيانات شركتك فقط من قبلك كمؤسس، ولا يمكن لفريق Metric الوصول إليها. فيما يتعلق باستشارة المحاسب الفردية، يقدم "خطة النمو المالي" في Metric دعمًا مخصصًا من المحاسبين المعتمدين لتقديم رؤى ونصائح محددة للأعمال. يسمح لك هذا التطبيق بالاستفادة من مزايا جميع الطرق بينما تتجنب جميع العيوب تمامًا.
ما هي خدمات العمليات الخلفية التي يقدمها Metric؟
العديد من الشركات تلجأ إلى تعهيد مكاتبها الخلفية للحفاظ على الوصول إلى تنفيذيين مدربين بتكلفة أقل. يتيح التعهيد أيضًا أن تكون أكثر استجابة لتقلبات السوق.
خدمات العمليات الخلفية هي معقدة وتستغرق وقتًا طويلاً وتتطلب دقة مطلقة. وهذا يجعل من الضروري أن يحصل المؤسسون على مساعدة في هذه المهام المالية الإدارية بينما يركزون على العمليات التي تواجه العملاء. يقدم تطبيق Metric مساعدة في معظم خدمات العمليات الخلفية. وتشمل بعض الخدمات المقدمة:
إدارة البيانات
تصبح البيانات أكبر وأكثر تعقيدًا مع كل يوم يمر. وأصبح من المستحيل تقريبًا تخزين البيانات وتنظيمها يدويًا واستخراج رؤى ذات مغزى من البيانات الخام. يقوم تطبيق Metric بتخزين جميع معاملاتك ويحتفظ بسجل لتدفق النقدية ويقوم بإنشاء تقارير مالية من البيانات الخام ووفقًا لذلك يبقيك على اطلاع دائم بوضعك المالي في الوقت الفعلي.
معالجة الفواتير
معالجة الفواتير هي جزء أساسي من العمليات الخلفية التي تتطلب دقة ودقة. يتتبع تطبيق Metric الفواتير المستحقة والجزئية والمدفوعة بالإضافة إلى تحويل الفواتير من الفواتير الورقية إلى الصيغة الإلكترونية.
تتبع المقاييس الأساسية
يقوم تطبيق Metric بتوتيتمتيم تتبع جميع المقاييس الرئيسية لعملك. ومن بينها:
- تكلفة اكتساب العميل (CAC) هي المبلغ الذي تنفقه الشركة للحصول على عميل جديد. يقوم Metric بتتبعها لقياس عائد الاستثمار في جهود توسيع عملائهم.
- القيمة المتوسطة للطلب (AOV) هي مقياس تجاري يتتبع المبلغ المتوسط الذي يتم إنفاقه عندما يقوم العميل بطلب على موقع ويب أو تطبيق.
- الاحتفاظ هو عندما يحتفظ العميل بمبلغ من المال لفترة محددة بعد تقديم الخدمة أو شراء السلع.
- الاحتفاظ بالعملاء والموظفين هو قدرة الشركة على الاحتفاظ بالعملاء والموظفين على التوالي. الاحتفاظ بالعملاء مهم لتتبع تكلفة الحصول على عملاء جدد والتي تكون أعلى بكثير من الاحتفاظ بالعملاء الحاليين. وبالمثل، يؤثر الاحتفاظ بالموظفين مباشرةً على إنتاجية الشركة، وهذا أمر مهم لتتبعه.
- تتبع الحسابات المستحقة والقابلة للتحصيل
- تتبع الإيداعات والسحب
التقارير المالية
يقدم Metric تقارير مالية مخصصة تجعل من السهل على رواد الأعمال جذب المستثمرين وتقديم إقرارات الضرائب. ومن بين الخدمات التقريرية التي يقدمها Metric في خططه المالية المختلفة:
- تقرير مخصص عن الربح والخسارة
- تقرير مخصص حول الإيرادات والمصروفات
- كشف التدفق النقدي
- القائمة المالية
- تقرير الشيخوخة
الحفظ السجلات على السحابة
يأتي تطبيق Metric مزودًا بتقنيات العصر الحديث مما يوفر خدمات فعالة ومنظمة وبتكلفة مناسبة لرواد الأعمال الصغار. يحتفظ التطبيق بسجل معاملات قائم على السحابة بالإضافة إلى السجلات والوثائق على السحابة. يوفر ذلك الاحتفاظ بالسجلات على السحابة من مخاطر تلف البيانات الموجودة على الأقراص. يجعل الحفظ على السحابة للسجلات البيانية البيانات متاحة في أي وقت وفي أي مكان.
يقدم Metric عددًا كبيرًا من الخدمات ولكن أفضل جزء في الأمر هو أنه صديق للمؤسس. تم تصميم هذا التطبيق خصيصًا للمؤسسين، لذا إذا كنت لا تملك خبرة أو معرفة في المحاسبة، فأنت في المكان الصحيح. ليس هناك حاجة لتجنب خدمات العمليات الخلفية، فقط دع Metric يتعامل معها بالنيابة عنك. إنه سهل للغاية في الاستخدام، ولا يحتاج إلى خبرة في المحاسبة ويدعم جميع أنواع الأعمال.