القيد الفردي مقابل القيد المزدوج في محاسبة الأعمال

يستثمر مؤسسو الشركات الناشئة كثيرًا في الإبداع والنمو وسلاسة سير أعمالهم بحيث يفقدون في كثير من الأحيان رؤية التفاصيل التقنية في المحاسبة التي تقيد نموهم. هناك أنواع مختلفة من المحاسبة تعتمد على حجم وصناعات الشركات. تقنيات المحاسبة الأكثر شيوعًا هي المحاسبة بالقيد الواحد والمحاسبة بالقيد المزدوج. إذا كانت شركتك تتطلب القيد المزدوج ولكنك تستمر في العمل بنظام القيد الواحد، فإن ذلك يقيد نمو عملك ويمنعك من إجراء عمليات المحاسبة الأساسية. 

قد يبدو الأمر صعبًا بالنسبة للأشخاص غير المتخصصين في المال هنا، ولكن ليس هناك داعي للقلق. يتناول هذا المقال العمليات الأساسية لكلا الطريقتين حتى تتمكن من اتخاذ قرار مستنير بنفسك. 

لفهم المحاسبة بالقيد المزدوج المستخدمة على نطاق واسع، نحتاج أولاً إلى معرفة ما هي المحاسبة بالقيد الواحد. كيف كانت غير كافية، حتى احتجنا إلى نوع آخر أكثر تعقيدًا من المحاسبة. 

المحاسبة بالقيد الواحد

كما يشير اسمه، في المحاسبة بالقيد الواحد، يوجد إدخال واحد فقط لكل صفقة. وعادة ما يكون هناك عمود واحد، حيث تُرمز القيم الموجبة إلى النقد الوارد، في حين أن المبلغ السالب هو النقد الصادر. يمكن أيضًا استخدام المحاسبة بالقيد الواحد أعمدة منفصلة للدائن والمدين. ولكن، يُدخل الصفقة مرة واحدة فقط في أحد الأعمدة. 

نظرًا لأن المحاسبة بالقيد الواحد تعتني فقط بالمعاملات، فإنها تعتمد على نظام المحاسبة على أساس النقد. إذا لم تكن على دراية بالفرق بين المحاسبة على أساس النقد والتراكم، فقم بإيقاف لحظة وانتقل إلى هذا المقال. 

يُسجل دفتر القيد الواحد الإيرادات الخاضعة للضريبة والمصاريف القابلة للاستهلاك الضريبي والنقد. الأمور الوحيدة التي يمكنك رؤيتها من خلال هذا الدفتر هي:

• تاريخ الصفقة
• وصف الصفقة
• قيمة الصفقة: يمكن وضعها في أحد الأعمدة (الإيراد - الدائن أو المصاريف - المدين)
• الرصيد: إجمالي النقد المتاح

مثال على المحاسبة بالقيد الواحد

التاريخ	الصفقة	الإيرادات	المصاريف	الرصيد
01/6/Y	الرصيد الابتدائي لليوم			$4,550.00
02/6/Y	فاتورة الكهرباء للشهر		$150	$4,450.00
03/6/Y	مبيعات المنتجات اليومية	$1,050		$4,450.00
03/6/Y	ضريبة المبيعات		$80	$3,400.00
03/6/Y	الرصيد النهائي لليوم			$3,320.00

يمكنك رؤية في سجل النقد أعلاه أن كل صفقة ذُكرت مرة واحدة على الرغم من أنها ذُكرت في عمودين منفصلين. ليس من السهل تحليل ضريبة المبيعات السنوية أو فواتير الكهرباء من هذا الدفتر الموحد. 

في حين أن الاحتفاظ بسجل لهذه المعاملات هو خطوة جيدة نحو تحسين تدفق النقد الخاص بك، إلا أن هذا النوع من التسجيل لا يوضح تأثير كل صفقة على عملك. 

عيوب المحاسبة بالقيد الواحد

هذه طريقة بسيطة ولكنها تفشل في إدارة الأمور المالية للشركات الكبيرة. 

• لا يمكن إنشاء قائمة توازن أو بيان دخل.
• ليس لديها السيطرة الكافية للشركات العامة.
• صعوبة تتبع المسؤوليات والأصول.
• لا يمكن إدارة عدد كبير من المدفوعات.
• صعوبة اكتشاف الاحتيال أو الأخطاء في المحاسبة.
• لا تقدم أي رؤى حول وضع الأعمال المالي.

هل تكفي المحاسبة بالقيد الواحد لشركتك؟

على الرغم من هذه العيوب، إلا أن هذه الطريقة البسيطة تكون كافية لبعض الشركات الصغيرة. في الواقع، يفضل هذا النظام غالبًا للمؤسسين الذين ليس لديهم خلفية في المال أو المحاسبة وليس لديهم موارد لتوظيف محاسب، حيث أنه أسهل في التفاهم. إذا كانت شركتك تستوفي السمات التالية، فإن المحاسبة بالقيد الواحد ستكون مناسبة لك. 

• تستخدم الشركة نظام المحاسبة على أساس النقد وليس التراكم.
• لدى الشركة عدد قليل من المعاملات المالية في اليوم.
• لا تبيع الشركة على الائتمان. 
• لدى الشركة عدد قليل من الموظفين.
• تمتلك الشركة عددًا قليلاً من الأصول المادية القيمة الداعمة للأعمال.
• تدير الشركة ككيان ذات مسؤولية فردية أو شراكة. 
• لا تحتاج إلى نشر بيان دخل أو قائمة توازن أو غيرها من البيانات المالية.

الشركات العامة والشركات ذات الحجم الكبير التي تحتاج إلى عرض وضعها المالي والتقارير لا يمكنها ممارسة هذه الطريقة. ولهذا السبب، نحتاج إلى نظام يأخذ في اعتباره الأصول والالتزامات والمصاريف والإيرادات، حتى نتمكن من تقييم كم يدين العملاء أو الموردين للشركة أو كم تدين الشركة لهم. بالإضافة إلى ذلك، سيوفر تحليلًا واضحًا شهريًا وسنويًا للأوضاع المالية. 

المحاسبة بالقيد المزدوج

يستخدم هذا النظام كل من الديون والاعتمادات لتسجيل وإدارة المعاملات المالية. يعتمد هذا النظام أساساً على هذه المعادلة البسيطة: 

الأصول = الالتزامات + حقوق المالك

لفهم هذه المعادلة، يجب عليك أولاً معرفة هذه المصطلحات:

الأصول: كل ما تمتلكه

الالتزامات: كل ما تدين به

الإيرادات/الدخل: ما يكسبه عملك

المصاريف: تكلفة إجراء الأعمال

حقوق المالك: تعكس مستوى ملكيتك الحالي

تحافظ المحاسبة بالقيد المزدوج على توازن هذه المعادلة. إذا كانت الجانبين من هذه المعادلة غير متوازنين، فإن ذلك يشير إلى وجود خطأ في السجلات. مثل هذه الأخطاء تؤدي إلى اتخاذ قرارات استنادًا إلى معلومات غير صحيحة، مما قد يتسبب في وجود شيكات غير مدفوعة أو رسوم بنكية. 

خطوات ممارسة المحاسبة بالقيد المزدوج 

الخطوة 1: إنشاء جدول للحسابات لسجل المعاملات المالية الخاصة بك.

الخطوة 2: إدخال جميع المعاملات باستخدام الديون والاعتمادات.

الخطوة 3: التأكد من وجود مكونين لكل إدخال، إدخال دائن وإدخال مدين.

الخطوة 4: التحقق من توازن القوائم المالية والتأكد من أنها تعكس المعادلة المحاسبية.

مثال على المحاسبة بالقيد المزدوج

التاريخ	الحساب	دائن	مدين
01/6/YY	إيرادات البيع	$500	$500
01/6/YY	شراء حاسوب	$1000	$1000

قد يبدو هذا مربكًا، ولكن دعونا نرى ما يحدث فعلياً هنا. المحاسبة بالقيد المزدوج لديها حسابات متعددة: الإيرادات، النقد، الالتزامات، والأصول. عند تسجيل إيرادات البيع بقيمة 500 دولار في عمود الدين، يزيد ذلك من القيمة في الجدول المالي لـ "النقد". وعند إدخال نفس المعاملة في عمود الاعتماد، يزيد حساب "الإيرادات" في كشف الدخل. تزيد هذه المعاملة من النقد والإيرادات. 

وبالمثل، يزيد شراء الحاسوب الذي تمت إضافته إلى عمود الدين من الأصول (أصول نفقات التكنولوجيا). ويقلل نفس المعاملة في عمود الاعتماد من حساب النقد. تزيد هذه المعاملة من أصول التكنولوجيا في عملك ولكن تقلل من النقد. 

يزيد الديون دائمًا من حسابات الأصول أو المصروفات ويقلل من حسابات المسؤوليات أو حقوق الملكية. وتقلل الاعتمادات دائمًا من حسابات الأصول أو المصروفات وتزيد من حسابات المسؤوليات أو حقوق الملكية.

فوائد المحاسبة بالقيد المزدوج

الآن، لماذا يرغب شخص ما في تعلم وتنفيذ هذه التقنية المعقدة والمربكة عندما يكون لديه البساطة مثل الكتابة النقدية المفضلة في الحالة الوحيدة للمحاسبة. أولاً، بالنسبة للشركات الناشئة والشركات الكبيرة التي تحتاج إلى تقديم تقارير مالية دقيقة، فإن هذا أمر ضروري. بعض الميزات التي تجعل المحاسبة بالقيد المزدوج ضرورية لجميع الشركات:

• تقديم صورة مالية كاملة
• تسهيل إعداد البيانات المالية
• مساعدة الشركات في اتخاذ قرارات مالية أفضل
• تقليل أخطاء المحاسبة
• التركيز على الإيرادات والمصروفات والأصول والالتزامات وحقوق الملكية.
• مفضلة للمستثمرين والبنوك والمشترين
• دعم نمو الأعمال وتوسيع نطاقها

الميزة	القيد الفردي	القيد المزدوج
يدعم محاسبة النقد	✅	✅
يدعم محاسبة التراكم	❌	✅
يراقب الأصول والالتزامات وحقوق الملكية	❌	✅
متوافق مع المعايير المحاسبية العامة	❌	✅
تحتوي على فحص للأخطاء	❌	✅
يولد البيانات المالية	❌	✅

لماذا تتعب نفسك كل هذا الجهد عندما يمكنك الاعتماد على Metric؟ 

قد فهمت الوظيفة الأساسية للمحاسبة بالقيد المزدوج من خلال هذا المقال، ولكن إذا كنت مثلي وليس لديك خلفية مالية، فإن ممارسة هذا النظام بنفسك قد يكون مصدر إزعاج. إذا حاولت إنشاء دفتر الأعمال يدويًا، ستحتاج إلى مساعدة، والرجوع إلى دفاتر الحسابات والإنترنت، وستنتهي بإضاعة الكثير من وقتك الثمين في شيء يعتبر سهلًا بالنسبة للمحاسب. 

أفضل طريقة للبدء في المحاسبة بالقيد المزدوج هي استخدام برامج أو تطبيقات المحاسبة. في هذه الأيام، تم تطوير تطبيقات المحاسبة بمراعاة أصحاب الأعمال وليس المحاسبين. لذلك، تكون تطبيقات المحاسبة مثل Metric سهلة الفهم للجميع. يتيح لك Metric إطلاق عملك وتشغيله بسرعة، مع تقليل الأخطاء والقضاء على الحسابات المتفاوتة.

إذا كنت تمتلك شركة صغيرة في مرحلة النمو، يساعدك Metric في الحفاظ على توازن الحسابات، وتقليل احتمال الخطأ، ومساعدتك في إعداد بيانات مالية دقيقة. ستكون هذه البيانات حاسمة عندما تبدأ في الترويج للمستثمرين أو تحاول الحصول على قروض بنكية. اشترك في Metric وتخلص من عبء المحاسبة وإدارة السجلات المحاسبية من على كاهلك.